Ich habe in den letzten Jahren erlebt, das Kunden über wenig oder gar keine Dokumentation Ihrer EDV Systeme verfügten. Das ist schon etwas ärgerlich, wenn die Betroffenen immer alles in Eigenregie verwaltet haben. Aber unschöner wird es, wenn eigentlich dafür ein EDV Dienstleister zuständig war.

Für beide Fälle gilt: für Notfälle sollte – an einem nur für Sie als Inhaber und Betreiber der EDV Systeme und nur von einer oder möglichst wenigen Personen – zugängliches Dokument existieren (im Idealfall versiegelt), in welchem die nötigsten Informationen aufgeführt sind:

• eine Übersicht aller vorhandener EDV Systeme und deren Abhängigkeiten
• mögliche externe Abhängigkeiten zB Cloud-Speicherdienste aber auch Software, Provider usw.
• eine grobe Funktionsbeschreibung der wichtigsten Geräte
• ein Nachweis über das/die Backupkonzept(e)
• die Passwörter für alle Systeme

Natürlich könnten Sie ZB auch einen USB Stick zur Speicherung dieser Dokumente nutzen.

Im denkbar schlimmsten Fall müsste ein nachfolgender EDV Dienstleister – alle Systeme in den Urzustand versetzen oder sogar kostenintensiv mit neuen Lösungen anfangen, wenn diese Informationen nicht vorliegen. Und nicht nur das: möglicherweise sind sie seitens des Gesetzgebers oder durch Ihre Versicherung dafür verantwortlich, das diese Informationen vorliegen.

Sorgen Sie daher bitte immer dafür, das Sie über diese Informationen verfügen, und bewahren Sie diese an einem sicheren Ort auf!